Tjänstedesignmetodik och Normalization Process Theory stärker det personcentrerade förhållningssättet i det samordnade individuella mötet och i dokumentationen i den samordnade individuella planen.
Bakgrund
ÄDEL-reformen i början av 90-talet innebar att kommunerna fick ett samlat ansvar för service, vård och omsorg för äldre och personer med funktionsnedsättning. 2018 ersattes lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård (BAL SFS 1990:1404) med lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (SFS 2017:612). Den nya lagen syftar till att främja en god vård och socialtjänst av god kvalité för den enskilde efter utskrivning från slutenvård, där ledtiderna mellan slutenvård, vård på sjukhus och vård och omsorg i det egna hemmet eller i särskilt boende kan hållas så korta som möjligt och onödig vistelse på sjukhus så långt möjligt kan undvikas.
Norrbotten hade dålig följsamhet till processerna för samordnad planering vid utskrivning och för upprättande av samordnade planer (SIP) i öppenvården. Inför lagändringen och med anledning av behovet att förbättra följsamheten och stärka patientdelaktigheten genomfördes 2016-2019 projektet Min plan med nära samverkan mellan offentlig sektor, näringsliv, medborgare och akademi. Normalization Process Theory har användes som stöd för planering, genomförande och utvärdering.
De kvantitativa resultaten efter projektslut var positiva med bland annat en minskning med 12 000 vårddygn för utskrivningsklara patienter, en 30 procentig ökning av patientens delaktighet i samordnade planeringsmöten och först i landet med att visa den samordnade planen (SIP) för patienten på 1177.se. De kvalitativa resultaten visade dock att patienten inte upplevde någon större delaktighet i samordningsmötet, de var dåligt informerade om vad mötet syftade till, hur det skulle gå till och vad resultat av mötet kom att bli. Genom granskning av ett större antal upprättade SIPar framkom att dokumentationen inte utgick från ett personcentrerat förhållningssätt utan var mer en aktörsplanering.
Projektet Närmare var en möjlighet att identifiera kvalitetsförbättrande åtgärder för att nå en ökad patientdelaktighet och ett mer personcentrerat förhållningssätt vid samordnad planering vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård samt i öppenvård. Via metodiken för tjänstedesign där patient/brukare är medskapare kan behov identifieras, lösningsförslag tas fram som prototypas och testas. Det skulle resultera i en slutprodukt/tjänst/arbetsprocess som stödjer det personcentrerade förhållningssättet och som är designad utifrån användarens behov. På så sätt stärks också den enskildes delaktighet.
Projektet Närmare får ses som en förstudie där resultatet sedan överlämnas till Hälso- och sjukvårdsenheten, Norrbottens Kommuner och länets kommuner för vidare prioritering, utveckling, breddinförande och förvaltning.
Mål
Projektets ena huvudmål var att inom fem månader från projektstart ha identifierat patient/medborgares samt personalens behov, hitta lösningar och bygga prototyper* för att stödja ett personcentrerat förhållningssätt vid samordnad planering med syfte att utforma en bättre struktur för det goda mötet och för dokumentation i SIP. I arbetet skulle e-hälsa och välfärdsteknologi nyttjas.
*En prototyp kan vara en film, en broschyr, en utbildning, ett tänkt flöde, en manual etc.
Projektets andra huvudmål var att utforma och testa former för användardriven utveckling med stöd av tjänstedesign som metodik för att senare kunna bygga en plattform för denna kunskap i organisationerna.
Genomförande
Utbildningskonceptet som användes i projektet byggde på Innovationsguidens upplägg och innehåll men hade modifierats av projektledarna efter feedback från tidigare genomför utbildning. Utbildningens två heldagar separerades för att bättre knyta an till de delar arbetsgruppen sedan skulle arbeta med vid respektive workshop. På så sätt gavs deltagarna tid för reflektion och praktisk tillämpning av utbildningens innehåll i nära anslutning till själva utbildningsgenomförandet.
Efter respektive utbildningsdag genomfördes workshops med samtliga deltagare i arbetsgruppen (personal, patient/brukare och närstående). Totalt medverkade 17 personer. Vardera workshop omfattade två dagar i direkt anslutning till varandra, totalt fyra dagar.
Utbildning dag I: Då problemområdet redan var identifierat utifrån resultaten i projektet Min plan fick deltagarna under utbildningsdag I börja med att identifiera vilka aktörer som medverkar i den valda processen och arbeta med att formulera utmaningar inom det förutbestämda problemområdet. De skapade en intervjuguide och ett observationsprotokoll som sedan skulle användas till att samla in data från patienter/närstående innan utbildningsdag II. De fick även praktiskt prova på att kartlägga aktiviteter som äger rum före, under och efter det samordnade individuella planeringsmötet och visualisera detta genom en användarresa och formulera upptäckter de gjort.
Hemuppgiften för deltagarna var att innan första workshopen genomföra 10-15 observationer av samordnade individuella planeringsmöten och lika många mikrointervjuer med patient/brukare, närstående och personal som medverkat vid mötet. Projektledaren tillsammans med deltagaren från Norrbottens Kommuner fick i uppdrag att genomföra 5-10 djupintervjuer med patient/brukare och/eller närstående.
Workshop 1: Den första workshopen ägde rum drygt en vecka efter utbildningsdag I och modererades av projektledaren och biträdande projektledaren. Den av personalen tidigare formulerade problemformuleringen kompletterades och modifierades i samverkan med patient/brukar och närstående. De två grupperna arbetade med att identifiera aktiviteter före, under och efter mötet samt att koppla ihop dessa med aktörer, känslor och insikter. Ena gruppen kartlade användarresan utifrån personalperspektivet och den andra gruppen utifrån patient/brukar och närståendeperspektivet. De fick sedan redovisa dessa för varandra för att nå en helhetsbild av problematik, aktörer, insikter och känslor. Det fanns en stor samstämmighet mellan gruppernas upptäckter.
Workshop I resulterade i upptäckter formulerade som insikter.
Utbildning dag II: Deltagarna fick en kort repetition av vad som tidigare hade gåtts igenom och vad de arbetat med vid förra tillfället. De fick sedan fortsätta att arbeta med de framtagna insikterna och omvandla dem till möjligheter. De formulerade möjligheterna prioriterades utifrån genomförbarhet och relevans för användaren. Vardera gruppen fick välja ut två möjligheter att arbeta vidare med där de skissade på idéer och lösningsförslag. Lösningsförslagen klustrades, konkretiserades och prioriterades. Två lösningar per grupp valdes ut där deltagarna fick samskapa prototyper som sedan presenterades och testades på den andra gruppen. Utifrån feedback skulle de sedan fundera över vad som kunde modifieras, hur de skulle ha testat och utvärderat dem i verksamheterna samt hur ett förverkligande kunde ha sett ut.
Workshop II: Den andra workshopen ägde rum dagen efter utbildningsdag II och modererades av tjänstedesignern från designbyrån Designit som upphandlats av Experio Lab Sverige. Till stöd hade hon projektledaren och den biträdande projektledaren. Efter en kort repetition från workshop I fortsatte grupperna att arbeta med de framtagna insikterna och omvandla dem till möjligheter. De formulerade möjligheterna prioriterades utifrån genomförbarhet och relevans för användaren. Tillsammans i storgrupp valdes fyra möjligheter ut att arbeta vidare med där de sedan skissade på idéer och lösningsförslag. Lösningsförslagen klustrades, konkretiserades och prioriterades i storgrupp. Fyra lösningar valdes ut, deltagarna fick själva välja vilka två lösningar de ville arbeta med vilket resulterade i två grupper. Deltagarna fick samskapa prototyper som sedan presenterades och testades på den andra gruppen. Utifrån feedback fick de sedan fundera över vad som kunde modifieras i deras prototyp. De avslutade med att gemensamt skapa testprotokoll och definiera målgrupper för testerna av protyperna.
Hemuppgift: Test av de av designbyrån framtagna prototyperna gällande; agendastöd, agendakort sammanfattningsstöd och dokumentationsstöd.
Resultat
Den modifierade utbildningen upplevdes som lättare att ta till sig då den relaterade till aktiviteter i deras vardag och de såg de stor möjlighet att kunna omsätta teori till praktik. Den upplevdes även mindre rörig och stressig då materialet var mindre omfattande och mer renodlat. Att få tid för reflektion och praktisk tillämpning mellan utbildningsdagarna uppskattades också. Att få arbeta med ett problem hämtat ur deras vardagliga arbete gjorde att igenkänningsfaktorn var hög och kunskapsbyggandet kändes relevant och intressant.
Testperioden för prototyperna var för kort och informationen kring vad och varför de olika prototyperna skulle användas var ej nog tydligt vilket innebar att vem och hur också fallerade. En gemensam målbild inför och under test behöver vara tydlig för alla involverade innan testet utförs. Steget att designfirman skulle renodla prototyperna hade kunnat hoppas över och de prototyper som framkom under workshop II hade istället kunna testas. Det framkom ändå intressanta åsikter kring de fyra prototyperna.
Agendastödet kan fungera som ett bra stöd för patient/brukare och närstående så vida de erhåller det i god tid innan mötet. Generellt uppfattades prototypen för lite plats för anteckningar i de förspecificerade textrutorna. Dessa var också färgsatta vilket innebar väldigt mörka utskrifter där det blev svårt att skriva med kulspetspenna.
Agendakorten upplevdes som överflödiga då de användes som stöd för mötesordningen. Några upplevde att agendakorten kunde användas som vid motiverande samtal där patienten får möjlighet att plocka ut det ämne som är viktigast för hen och på så sätt hjälpa patienten att komma på vad denne vill prata om.
Sammanfattningsstödet upplevdes av några att det bidrog till ett tydligt avslut av mötet. Förut när de bara hade en muntlig sammanfattning kunde det bidra till fler frågor, det var svårt för alla att förstå att det var avslut men i och med att det skrivs ner blev mötesresultatet mer tydligt. De gånger sammanfattningen blev ifylld av hemsjukvården tillsammans med patient/brukare i dennes hem blev patienten väldigt engagerad i planeringen och mötet. Patient/brukare upplevde en ökad trygghet då de hade direkt tillgång till en skriftlig summering av mötesresultatet som de också kunde ta del av dagligen i sitt hem. Generellt upplevdes de förspecificerade textrutorna som för små och för mörka då de var i färg, vilket gjorde det svårt att skriva manuellt och läsa från utskrifterna.
Dokumentationsstöd testades inte. Några synpunkter har ändå inkommit från personal. Flera ansåg att stödet skulle innebära en kvalitetshöjning av dokumentationen i SIPen och att stödet är efterfrågat av personalen. Det behöver dock kompletteras med fraser för fler yrkeskategorier bl a fysioterapeuter och arbetsterapeuter som är två yrkesgrupper som frekvent är delaktig i den samordnade planeringsprocessen.
Länkar
