I två delprojekt har ExperioLab Västernorrland jobbat tillsammans med Medicinska biblioteket med frågeställningen "Hur kan framtidens bibliotekstjänster se ut?" Insikter om besökarnas behov av tillgänglighet utifrån deras förutsättningar, en mötesplats för samarbete, en plats att sprida forskningsrön samt förbättrad kommunikation låg till grund för de lösningskoncept som arbetades fram under år 2019. Med designmetodik intervjuade och samskapade ExperioLabs designers med bibliotekets besökare samt de bibliotekarier som jobbar på länets tre bibliotek i Örnsköldsvik, Sollefteå och Sundsvall.
Bilden visar resultatet av observationer av rörelsemönster hos besökare. Användarna går oftast först fram till disken och frågar bibliotekarien om hjälp.
Det Medicinska bibliotekens material är idag åtkomligt via länets tre fysiska bibliotek under deras ”fysiska” öppettider. Ett besök inleds ofta med en kontakt med en bibliotekarie som i ett av alla digitala databaser söker fram den forskningsrapport, -material, litteratur eller e-media som efterfrågas.
Med en insikt om att huvuddelen av arbetet som utförs av bibliotekarierna, både vad gäller sökandet, att plocka fram och slutligen lämna över material inte behöver innebära att en kund är fysiskt närvarande på någon av de tre biblioteken, så föddes tanken om att det skulle kunna utformas en ny typ av bibliotekstjänster.
Fokus i delprojekt 2 blev att utforska hur man kunde gå ifrån den klassiska biblioteksmiljön med hyllmeter av böcker och en gigantisk utlåningsdisk, till att bättre nyttja lokalerna för att stötta användarbehov såsom att finna information, ha tillgång till en mötesplats för samarbete, forskning men även en samlingsplats för föreläsningar, utbildning och spridning av nya forskningsrön och studier.
Enhetschefen för biblioteket hade inför uppstart av det första uppdraget haft lång kontakt med ExperioLab, och var väl bekant med metodik och tjänstedesign. Detta gav förutsättningar för att ”tänka nytt” och idégenerera runt mer radikala lösningar såsom att kunden inte kommer till biblioteket utan tvärtom, eller att alla böcker skulle kunna lyftas bort från den öppna biblioteksmiljön. Att ha en god relation till en modig beställare är som alltid viktigt i utvecklings- och förändringsprojekt.
Delprojekt två startade med ett arbets- och planeringsmöte med ExperioLab, enhetschefen och en bibliotekarie. Utifrån användarinsikter och triggermaterial på ett antal lösningar från delprojekt 1 skissade teamet vidare på förslag som skulle bearbetas och testas skarpt.
En av ExperioLabs designers satte sig därefter i biblioteket under tre veckor, några timmar varje dag. För att genomföra observationer, intervjua besökare och kartlägga beteende- och rörelsemönster i lokalerna. Detta visade sig vara en framgångsfaktor för projektet. Mättnad uppnåddes snabbt och lösningar kunde iterativt bearbetas på daglig basis.
Under hela projektets gång kunde medarbetare slinka förbi på ExperioLabs lokal, kallat ”Labbet” för att titta på material som hade samlats in och arbetats fram. Det skapade förståelse för processen och man såg hur lösningarna växte fram. Just att arbeta med material ”uppåt väggarna”, visualiseringar och deras egna och besökares citat är en styrka i metoderna.
Inför slutpresentation av projektet kändes det viktigt att ExperioLab och beställaren hade en sista avstämning där alla koncept gicks igenom för att grunda ett budskap. Det var små förändringar på pappret men förhållandevis stora i arbetssätt, och då behövde den beställande chefen vara med och stå bakom koncepten, som en ledare för den förändring som hade påbörjats.
Som i väldigt många projekt, och kanske framför allt tjänstedesignprojekt så finns det ofta en upplevelse av att det tar lång tid innan det finns ett resultat som syns eller känns, som är implementerat för kunder att ta del av och uppleva. Och så även i detta projekt.
Deluppdrag 1 identifierade insikter, och deluppdrag nr 2 kom att förtydliga vilka förbättringar som skulle kunna utföras för att stötta besökarnas behov. I slutrapporten finns fyra tydliga koncept beskrivna:
1. Bokningssystem där man som kund bl.a kan boka ett digitalt möte med en bibliotekarie, boka rum eller arbetsplats i biblioteket
2. Fysiska och digitala bibliotekssystem för att låna, lämna tillbaka och låna om böcker
3. Lokalens utformning i tre olika förslag varav ett är mer utmanande och beskrivs som ”Crazy idea”
4. Information på intranät, forskarpresentationer och forskningsrapporter samt strukturerad information via ”en egen bibliotekarie” per enhet (liknande de närstöd som RVN:s chefer har inom HR och ekonomi)
Direkt efter slutpresentationen fanns det ett stort engagemang att fortsätta med förbättringsarbetet, både bland medarbetare och hos chefen. Så under år 2020 hoppas ExperioLab få vara med och implementera några av lösningarna på det Medicinska biblioteket i Region Västernorrland.
”Jag undviker att använda online-tjänster själv. Jag frågar alltid om hjälp”
”Det skulle bli bättre om jag hade snabbare tillgång till artiklar, så jag inte behöver vänta så länge i hela min sökningsprocess”
”Hon är fantastisk hon som jobbar där!”
”Utbudet är bra! Vi kan beställa från andra ställen om det inte finns på plats”
”Alla såg ju bara bokhyllor och böcker när jag frågade om bibliotek. Men om jag frågade: Hur söker du information, då svarade alla: då googlar jag!”
