Under mars till september 2019 utförde Experio Lab Västernorrland ett uppdrag för enheten Forskning och Utbildning, FoU. Med designmetoder togs "Doktorandresan" fram och en digital prototyp levererades som ett koncept för att stötta användarens behov av stöd. Insikter om att åtagandet att doktorera både kräver dedikation under många år men även mycket administration under varje delmoment från ansökan till examen, låg till grund för det lösningsförslag som slutligen levererades till beställaren och enhetschefen för FoU, Jonas Appelberg.
För en region och ett sjukhus är det viktigt att ha ett jämnt flöde av forskare som släpper rapporter, artiklar och att ha medarbetare som är sugna på att börja forska. Detta för att påvisa att man ligger i framkant vad gäller klinisk kunskap, metodik och därigenom vara en attraktiv arbetsgivare för nya och befintliga medarbetare.
Med detta som bakgrund önskade därför FoU i Region Västernorrland se över sitt tjänsteutbud för att förstå hur de bättre kan stötta användares behov, vilka förutsättningar som krävs för att kunna erbjuda ännu bättre stöd samt locka fler medarbetare till att börja forska.
ExperioLab och FoU inledde ett projekt i början av år 2019 där leveransen bland annat skulle vara en visualiserad användarresa ”Från Student till Docent”, förbättringsförslag där det fanns utvecklingspotential samt med hjälp av digitaliseringens möjligheter öka tillgängligheten till forskning och forskningsstöd.
Redan vid uppstarten involverades hela enheten för FoU där ExperioLab och medarbetarna i gemensamma workshops arbetade fram nuläget utifrån deras perspektiv. Parallellt började två tjänstedesigners intervjua både anställda som kunde tänka sig att börja forska, anställda som redan forskar och ett antal studenter. Tack vare beställarens engagemang och delaktighet fick vi kontakt med relevanta kontaktpersoner för att kunna hitta respondenter till projektet.
Initialt hade tre perspektiv identifierats. Tidigt i arbetet beslutades det dock att scopet skulle avgränsas så att det endast kom att innehålla ”doktorandens” perspektiv. Användarresan för ”chefen” som ska stötta medarbetaren och ”medicinföretaget” som vill bedriva forskning lades helt åt sidan.
Inledningsvis lades mycket av designarbetet på att kartlägga medarbetarnas touch points med användaren dvs den som ska doktorera, vilket kom att lägga grunden för användarresan, något som till en början upplevdes väldigt spretigt och oöverkomligt. Men som alltid så landar en mättnad i svaren, och en generisk användarresa växer fram. Användarresan och insikter om användarbehoven låg till grund för lösningsförslag som arbetades fram. Den avslutande projekttiden byggde designteamet upp en digital prototyp, som i varje funktion stöttar de identifierade insikterna och behoven. Slutligen testades prototypen på riktiga användare en sista gång, innan överlämning till beställaren och enheten för FoU.
Med två utbildade industridesigners i teamet så var en strukturerad double diamond är självklart metodval och angreppssätt. Designarbetet har i mångt och mycket varit ”by the book” med insamlande av data, systematisk analys, idégenerering och triggermaterial mot användarna.
Den digitala prototypen ska nu försöka tas vidare in till implementation och förvaltning inom ordinarie verksamhet. Styrdokument och policys ska uppdateras utifrån de identifierade insikterna.
Det återstår att se hur långt det går att komma med att faktiskt implementera en ny digital app, då det tillkommer verksamhetsfrågor runt upphandlingar, resurser från IT, juridik osv. Men oavsett hur långt man kommer med implementation, så har enheten för Forskning och Utbildning samt Regionledningsgruppen fått ta del av ett koncept som inspirerar till nya sätt att arbeta, med tjänstedesign som metod och lösningar som passar nutidens användarbehov. Och inom kort ser det ut att åtminstone komma ut några uppdaterade, interna sidor på intranätet, med relevant information för att stötta de medarbetare som är intresserade av att börja forska.
Kommentar från projektledaren:
”Vår beställares engagemang har varit avgörande för att vi har kunnat jobba på i ett skönt flow.”
Kommentar från beställaren:
”Det här är mycket bättre än jag hade kunnat föreställa mig, och då hade jag ändå höga förväntningar!”
