I Projektet Närmare! bedrivs sex pilotprojekt runt om i Sverige av sex designers från sex olika företag. Experio Lab är vana att jobba utforskande och experimenterande – och inte sällan utmanas det sätt som vård och omsorg fungerar på idag. Projektet Närmare! är inget undantag. Att sätta samman ett designteam från konkurrerande företag har inte gjorts förut men erfarenheterna är hittills mestadels positiva.
Avsikten med projektet Närmare! är att med designkompetens stödja utforskande pilotprojekt som genomförs på sjukhus, vårdcentraler, socialtjänst och liknande runt om i Sverige. Pilotprojekten ska vara användarcentrerade och söka samverkan mellan huvudmän. Designkompetensen som erbjuds består av ett designteam som satts ihop av arbetsgruppen i projektet Närmare! Initialt var tanken att upphandla en designleverantör, helst med erfarenhet från kombinationen mellan vård och design. Det hade varit ett rimligt val med låg risk, men nya kunskaper och erfarenheter hade stannat hos denna enda leverantör.
Utmaningarna när det gäller bemötande och samarbete mellan huvudmän är stora. För att verkligen kunna påverka den utvecklingen bedömdes det inte rimligt att offentliga medel skapar värden som stannar hos enskilda leverantörer. Kunskapen måste spridas brett och där föddes tanken på att sätta ihop ett designdreamteam. Om designers från flera verksamheter samarbetar lär de sig av varandra och nyvunna kunskaper kommer fler till del. Både verksamheterna som genomför projekt, deltagande designers och deras respektive företag.
Tanken om ett designdreamteam uppkom när förutsättningarna för projektet sattes upp av Tomas Edman från projektägaren Experio Lab och Eva-Karin Anderman som är projektledare för Närmare! Tomas Edman kommenterar.
– Det fanns flera tankar som låg till grund för ett designdreamteam. Vi kunde vi ha bredare geografisk förankring då pilotprojekten genomförs runt om i landet. Vi tänkte att ett team förmodligen kan ta ut svängarna på ett sätt som kan vara svårare i invanda strukturer. Men framförallt tänkte vi på kunskapsdelningsperspektivet. Man kritiserar ofta offentlig sektor för att dess organisation fungerar som stuprör där information bara går vertikalt, inte horisontellt. Designbyråerna är också stuprör men kan vi bidra till att bygga kompetens brett med personer som ser ett större mål på horisonten så kommer det bidra positivt för designbyråerna också.
Till designteamet efterfrågades nyfikenhet, en vilja att skapa nya rymder, ny kunskap och exempel på hur design som metod och förhållningssätt kan utveckla svensk vård och behandling. Erfarenhet av att arbeta med vårdrelaterade uppdrag var meriterande och framförallt viljan att dela ny kunskap med andra.
Eva-Karin Anderman ansvarade för att rekrytera och sätta samman designteamet.
– Vi visste inte om designbyråerna skulle tycka att detta upplägg var ok men efter en tid hade vi drygt 35 ansökningar. Urvalet var svårt, många av intresseanmälningarna var från väldigt meriterade personer, men som vi ändå fick säga nej till. Vi hade nog inte vågat hoppats på att vi skulle få ett sånt gensvar, eller jo, vi hoppades men kanske inte vågade tro. I urvalet fokuserade vi mycket på att bygga ett team av trygga designers, som ville följa med processen och bygga den tillsammans med oss eftersom hela projektet i sig är utforskande. Visualisering och gestaltning var viktiga delar att få med i teamet, men också bedömningen hur teamet skulle fungera som grupp eftersom de själva skulle få ta ett stort ansvar i att formera sig och hitta samarbetsformer som gick att kombinera med andra parallella uppdrag som de har.
Första tillfället då hela designteamet sågs var på en heldagsworkshop i augusti. Mot slutet av dagen fick de själva ansvara för vilka arbetsformer, hur de skulle kommunicera med varandra och vilka piloter de skulle arbeta med.
– I början var det mycket ”Vad är detta? Vem är vi? Vad kan vi göra? Och hur ska vi dela upp det?” Jag tyckte tog det tog lite väl mycket tid.
Andra från designteamet delar bilden att det tog ett tag att hitta sina roller men också att arbetet löpt på bra därefter.
– Saker och ting tog lite tid, men det fick ta sin tid. Nu känns det som vi fått in ett bra flöde. Det går snabbt, vi kan dela med oss av varandra.
– Vi jobbar tillsammans och det är inga stora egon i gruppen. Vi har delat upp oss så att alla har två projekt, och vi jobbar i par med en annan designer i respektive projekt. Vi får alltså en chans att jobba lite närmare med två andra designers, samtidigt som vi har den större gruppen där vi kan ha ett utbyte och hjälpa varandra också. Där kan vi hämta inspiration och dra slutsatser kring de större sambanden.
Tomas Edman från Experio Lab upplever att en större kunskapsdelning verkar ha nåtts. Designteamet jobbar engagerat och ödmjukt och bistår med stor nytta i sina olika piloter.
– Upplägget med ett designdreamteam är framgångsrikt på två vis. Piloternas perspektiv breddas och ger tillgång till en bredare kompetensbas och bredare nätverk framöver. Ur designbranschperspektiv så har det funnits en längtan och ett behov att jobba så här med kunskaps- och metodutveckling och det känns jättebra att kunna ha bidragit till det.
Projektledaren Eva-Karin Anderman har kontinuerlig kontakt med designteamet.
– Varje designer jobbar med två piloter och i två så kallade tvillingteam, där en av dem har lead, på så sätt försöker vi bidra med kunskapsdelning även i det lilla. Arbetet utvecklas och delas i digitala plattformar som Miro och Slack för att möjliggöra tätt samarbete även om personerna inte arbetar från samma ställe. Jag som projektledare kan följa utvecklingen av processerna i realtid och även finnas tillhands i realtid även om vi inte ses fysiskt. Att facilitera processer där det verkligen finns utrymme och respekt för de olika deltagarnas vardagliga kontexter men samtidigt driva arbetet framåt är en utmaning, men det är så spännande och belönande när det verkligen funkar. Vi ser att det händer saker hos piloterna, att designteamet coachar, utmanar och förstärker piloterna där det behövs.
Närmare! är ett utforskande projekt som tar sig an många utmaningar samtidigt men med engagerade och ödmjuka deltagare verkar arbetet ändå gå framåt. Så här uttrycker sig Souzan från designteamet.
– Ett problem för stora organisationer är hur man får folk att jobba i samma riktning men i det här projektet så tycker jag faktiskt att vi gör det. Det är flera kommuner och regioner, designers, forskare, allting. Att vi samlas under ett tak här, och känner att vi bidrar och jobbar ihop mot ett mål längre fram, så det här blir ett exempel på hur man kan göra det. Då handlar det mycket om vilka individer man har, vilka förutsättningar man ger dem och vilka verktyg de får för att göra förändring.